الرئيسية
المعايير العشره لشراء برامج محاسبيه من نوعية ERP
1. سابقة أعمال الشركه المنتجه للبرنامج:
يجب ان يتمتع مقدم حلول البرامج من نوعية ال ERP علي سابقة أعمال كبيره و ناجحه. و بقدر نسبة قصص النجاح التي تقوم بها الشركه لقطاعات مختلفه تكون قد اكتسبت مهارات كبيره و خبرات مختلفه لتحليل و تطبيق البرنامج مما يساعدها في انشاء سينريوهات متعدده لدي التطبيق. يؤدي التنوع في سابقة الأعمال الي شمولية البرنامج لتلبية احتياجات جميع القطاعات التجاريه و الصناعيه المختلفه.
2. التطابق مع المعايير المحاسبيه
نجد كثيرا من البرامج الأجنبيه الكبري و التي تتمتع بمميزات هائله و قصص نجاح جباره في الدول الغربيه تفشل عند تطبيقها في الدول العربيع بسبب عدم توافقها مع المعليير المحاسبيه العربيه و قوانين العمل و الضرائب و التأمينات و دورة الشيكات التي لاتوجد بالخارج . و لذلك يجب الحرص و التأكد من ان مورد البرامج لديه درايه كامله بالمعايير المحاسبيه و تطابق القوائم الختاميه و المؤشرات الماليه بالبرامج مع أخر اصدار من المعايير المحاسبيه .
3. السهوله في الاستخدام:
في الواقع ان سهولة الأستخدام هي من أهم العوامل لنجاح البرامج و تنوع الادوات لنجاح العمل. و لذلك يجب التنويه علي انه كلما كان البرنامج صعب الاستخدام و به شاشات كثيره و معقده كلما كانت نسبة نجاحه قليله.
4. التكامل و الترابط التام بين أجزاء البرنامج:
ان برامج ال ERP يتم تصميمها و بيعها بالموديول (Module) و هي تحقق الترابط بين اجزاءها من خلال قواعد البيانات. يفشل التطبيق اذا وجد أي خلل في هذا التكامل لذلك فإن أختبار البرامج في هذه الخاصيه عامل أساسي لنجاح البرامج و علي سبيل المثال لا الحصر : عند تسجيل فاتوره يقوم النظام بالتأثير علي موديول الحسابات بقيد يوميه مركب حسب حالة الفاتوره (نقدي او أجل) شاملا خصومات او ضرائب ، فلو ان القيد الناتج من النظام به خطأ يصبح الهدف الأساسي من الترابط التام قد فشل و بالتالي ينتج عنه فشل المنظومه بالكامل. ان برامج ال ERP تقوم باتشاء 100% من قيود اليوميه اتوماتيكيا من البرامج الفرعيه الاخري مثل المقبوضات – المدفوعات – المخازن – المبيعات – المشريات – الاجور و المرتبات و غيرها .... و لهذا لابد أن يكون انشاء القيود سليما 100 بالمئه و الا سينتج خلل في المخرجات ولن يكون هناك تطابق بين اجزاء البرنامج.
5. الشموليه:
يجب أن يلبي البرنامج كل أحتياجات الشركه كدوره مستنديه اساسيه حتي يتحقق عنصر الرقابه الصارم داخل المنشأه
6. عدم تفصيل البرامج:
قد يلجأ بعض أصحاب الشركات الي مبرمجين هواه لتفصيل برنامج خاص بهم لتلبية احتياجات خاصه بهم او لرخص تكلفة تلك البرامج. في الواقع ان هذه التجارب دائما ما تفشل لان الاساس في البرامج هو الاستمراريه في التطوير و الحصول علي ترقيات مستمره و هو لا يتحقق الا في البرامج الجاهزه من الشركات و التي لديها فريق ضخم من المطورين الذين يقومون بإضافة مميزات جديده مستمره و اصلاح اي خلل قد يظهر نتيجة العمل أو الاستخدام
7. التقنيات المختلفه:
يجب ان تكون البرامج تدعم العمل علي بيئات مختلفه في نفس الوقت معا :
• Client/Server وهي بيئه تقليديه يشترط وجود جهاز خادم رئيسي و أجهزه فرعيه،يتم تحميل البرنامج علي الأجهزه الفرعيه و يتم تحميل قاعدة البيانات علي جهاز الخادم الرئيسي.
• بيئة Web Based و فيها يتم رفع البرنامج و قاعدة البيانات علي جهاز الخادم الرئيسي ولا يشترط ان يكون الخادم الرئيسي بداخل الشركه و انما من الممكن ان يكون الخادم الرئيسي في اي مكان علي شبكة الانترنت. ويتم العمل علي البرنامج من خلال Browsers من اي جهاز فرعي متصل علي شبكة الانترنت و هذا الحل هو الحل الامثل للشركات الكبري التي ترغب في ربط فروعها On-Line.
8. إعتماد المستندات:
يجب أن يتوفر نظام لأعتماد المستندات الصادره من البرامج الي الجهات الخارجيه بعد تسجيلها مثل عروض الاسعار و فواتير البيع و أوامر الشراء في برنامج المشتريات و طلبات صرف الشيكات و النقدي و طلبات الاجازه و غيرها .و في هذه الخاصيه يتم إنشاء المستند داخل البرامج أولا ثم يتم إعتماد المستند من خلال التدرج الوظيفي بناءأ علي صلاحيات المستخدمين. يتم ارسال e-mail بالموافقه علي الطلبات لمنشئ الطلب ليتمكن من طباعته و تمريره الي باقي اجزاء البرامج.
9. الدعم الفني:
يجب أن يتوفر في الشركه المورده اساليب حديثه للاتصال بالعملاء و تقديم خدمات سريعه و فعاله و تشمل علي
• Help Desk : تلقي طلبات و شكاوي العملاء
• الدخول علي أجهزة العملاء من بعد لحل المشاكل سريعا باستخدام برنامج Team Viewer
• وجود مواد تعليميه فيديو كافيه للتدريب عليها عن بعد
• وجود كوادر محاسبيه مدربه لتطبيق البرامج و تلبية احتياجات العملاء
• توفر الترقيات بشكل دوري و تلقائي من خلال الموقع او من خلال FTP
• وجود نظام التذاكر الالكترونيه لمتابعة اي مشكله حتي الانتهاء منها تماما و غلقها مع العميل
10. السرعه في استخراج التقارير مهما كان حجم البيانات:
يجب ان يكون لدي الشركه المورده للبرامج قسم لاختبار البرامج وذلك بوضع ملايين من المستندات داخل البرنامج و تجربة سرعة و أداء البرنامج و وضع خطط بديله مختلفه في حالة التوسع المفاجئ في عدد المستخدمين دون تأثر في أداء سرعة و استخراج التقارير بحرفية عاليه . لذلك نجد كثيرا من البرامج تصبح بطيئه جدا بعد فترة من العمل عليها بسبب عدم الخضوع لتلك الاختبارات.
1. سابقة أعمال الشركه المنتجه للبرنامج:
يجب ان يتمتع مقدم حلول البرامج من نوعية ال ERP علي سابقة أعمال كبيره و ناجحه. و بقدر نسبة قصص النجاح التي تقوم بها الشركه لقطاعات مختلفه تكون قد اكتسبت مهارات كبيره و خبرات مختلفه لتحليل و تطبيق البرنامج مما يساعدها في انشاء سينريوهات متعدده لدي التطبيق. يؤدي التنوع في سابقة الأعمال الي شمولية البرنامج لتلبية احتياجات جميع القطاعات التجاريه و الصناعيه المختلفه.
2. التطابق مع المعايير المحاسبيه
نجد كثيرا من البرامج الأجنبيه الكبري و التي تتمتع بمميزات هائله و قصص نجاح جباره في الدول الغربيه تفشل عند تطبيقها في الدول العربيع بسبب عدم توافقها مع المعليير المحاسبيه العربيه و قوانين العمل و الضرائب و التأمينات و دورة الشيكات التي لاتوجد بالخارج . و لذلك يجب الحرص و التأكد من ان مورد البرامج لديه درايه كامله بالمعايير المحاسبيه و تطابق القوائم الختاميه و المؤشرات الماليه بالبرامج مع أخر اصدار من المعايير المحاسبيه .
3. السهوله في الاستخدام:
في الواقع ان سهولة الأستخدام هي من أهم العوامل لنجاح البرامج و تنوع الادوات لنجاح العمل. و لذلك يجب التنويه علي انه كلما كان البرنامج صعب الاستخدام و به شاشات كثيره و معقده كلما كانت نسبة نجاحه قليله.
4. التكامل و الترابط التام بين أجزاء البرنامج:
ان برامج ال ERP يتم تصميمها و بيعها بالموديول (Module) و هي تحقق الترابط بين اجزاءها من خلال قواعد البيانات. يفشل التطبيق اذا وجد أي خلل في هذا التكامل لذلك فإن أختبار البرامج في هذه الخاصيه عامل أساسي لنجاح البرامج و علي سبيل المثال لا الحصر : عند تسجيل فاتوره يقوم النظام بالتأثير علي موديول الحسابات بقيد يوميه مركب حسب حالة الفاتوره (نقدي او أجل) شاملا خصومات او ضرائب ، فلو ان القيد الناتج من النظام به خطأ يصبح الهدف الأساسي من الترابط التام قد فشل و بالتالي ينتج عنه فشل المنظومه بالكامل. ان برامج ال ERP تقوم باتشاء 100% من قيود اليوميه اتوماتيكيا من البرامج الفرعيه الاخري مثل المقبوضات – المدفوعات – المخازن – المبيعات – المشريات – الاجور و المرتبات و غيرها .... و لهذا لابد أن يكون انشاء القيود سليما 100 بالمئه و الا سينتج خلل في المخرجات ولن يكون هناك تطابق بين اجزاء البرنامج.
5. الشموليه:
يجب أن يلبي البرنامج كل أحتياجات الشركه كدوره مستنديه اساسيه حتي يتحقق عنصر الرقابه الصارم داخل المنشأه
6. عدم تفصيل البرامج:
قد يلجأ بعض أصحاب الشركات الي مبرمجين هواه لتفصيل برنامج خاص بهم لتلبية احتياجات خاصه بهم او لرخص تكلفة تلك البرامج. في الواقع ان هذه التجارب دائما ما تفشل لان الاساس في البرامج هو الاستمراريه في التطوير و الحصول علي ترقيات مستمره و هو لا يتحقق الا في البرامج الجاهزه من الشركات و التي لديها فريق ضخم من المطورين الذين يقومون بإضافة مميزات جديده مستمره و اصلاح اي خلل قد يظهر نتيجة العمل أو الاستخدام
7. التقنيات المختلفه:
يجب ان تكون البرامج تدعم العمل علي بيئات مختلفه في نفس الوقت معا :
• Client/Server وهي بيئه تقليديه يشترط وجود جهاز خادم رئيسي و أجهزه فرعيه،يتم تحميل البرنامج علي الأجهزه الفرعيه و يتم تحميل قاعدة البيانات علي جهاز الخادم الرئيسي.
• بيئة Web Based و فيها يتم رفع البرنامج و قاعدة البيانات علي جهاز الخادم الرئيسي ولا يشترط ان يكون الخادم الرئيسي بداخل الشركه و انما من الممكن ان يكون الخادم الرئيسي في اي مكان علي شبكة الانترنت. ويتم العمل علي البرنامج من خلال Browsers من اي جهاز فرعي متصل علي شبكة الانترنت و هذا الحل هو الحل الامثل للشركات الكبري التي ترغب في ربط فروعها On-Line.
8. إعتماد المستندات:
يجب أن يتوفر نظام لأعتماد المستندات الصادره من البرامج الي الجهات الخارجيه بعد تسجيلها مثل عروض الاسعار و فواتير البيع و أوامر الشراء في برنامج المشتريات و طلبات صرف الشيكات و النقدي و طلبات الاجازه و غيرها .و في هذه الخاصيه يتم إنشاء المستند داخل البرامج أولا ثم يتم إعتماد المستند من خلال التدرج الوظيفي بناءأ علي صلاحيات المستخدمين. يتم ارسال e-mail بالموافقه علي الطلبات لمنشئ الطلب ليتمكن من طباعته و تمريره الي باقي اجزاء البرامج.
9. الدعم الفني:
يجب أن يتوفر في الشركه المورده اساليب حديثه للاتصال بالعملاء و تقديم خدمات سريعه و فعاله و تشمل علي
• Help Desk : تلقي طلبات و شكاوي العملاء
• الدخول علي أجهزة العملاء من بعد لحل المشاكل سريعا باستخدام برنامج Team Viewer
• وجود مواد تعليميه فيديو كافيه للتدريب عليها عن بعد
• وجود كوادر محاسبيه مدربه لتطبيق البرامج و تلبية احتياجات العملاء
• توفر الترقيات بشكل دوري و تلقائي من خلال الموقع او من خلال FTP
• وجود نظام التذاكر الالكترونيه لمتابعة اي مشكله حتي الانتهاء منها تماما و غلقها مع العميل
10. السرعه في استخراج التقارير مهما كان حجم البيانات:
يجب ان يكون لدي الشركه المورده للبرامج قسم لاختبار البرامج وذلك بوضع ملايين من المستندات داخل البرنامج و تجربة سرعة و أداء البرنامج و وضع خطط بديله مختلفه في حالة التوسع المفاجئ في عدد المستخدمين دون تأثر في أداء سرعة و استخراج التقارير بحرفية عاليه . لذلك نجد كثيرا من البرامج تصبح بطيئه جدا بعد فترة من العمل عليها بسبب عدم الخضوع لتلك الاختبارات.
